E-Mail auf Deutsch schreiben

Dein Lernziel

Du kannst eine kurze höfliche E-Mail schreiben, um einen Termin zu verschieben. Du lernst den Aufbau kennen und formulierst eine konkrete Bitte. Das Beispiel verwendet erfundene Personen und enthält keine echten Kontaktdaten.

Eine E-Mail in fünf Teilen

1. Betreff: Hier steht kurz, worum es geht. „Termin am Dienstag verschieben“ ist genauer als „Frage“. Die Person erkennt dein Thema, bevor sie die E-Mail öffnet.

2. Anrede: Wenn du die Person noch nicht gut kennst, passt „Sehr geehrte Frau Sommer,“ oder „Sehr geehrter Herr Sommer,“. Kennst du keinen Namen, kannst du „Sehr geehrte Damen und Herren,“ schreiben.

3. Anliegen: Sage, warum du schreibst. Ein Anliegen ist deine Frage oder deine Bitte. Zum Beispiel: „Ich kann am Dienstag leider nicht kommen.“ Ein kurzer Grund reicht: „Ich muss an diesem Tag arbeiten.“

4. Konkrete Frage: Mache deutlich, welche Antwort du brauchst. „Ist ein Termin am Donnerstag möglich?“ lässt sich leichter beantworten als „Was machen wir jetzt?“

5. Abschluss: Bedanke dich und beende die E-Mail mit einer Grußformel und deinem Namen.

Ein vollständiges Beispiel

Alex möchte einen Beratungstermin bei einer Sprachschule verschieben. Frau Sommer arbeitet dort im Büro.

Betreff: Beratungstermin am Dienstag verschieben

Sehr geehrte Frau Sommer,

ich habe am Dienstag um 14 Uhr einen Beratungstermin bei Ihnen. Leider muss ich an diesem Tag arbeiten und kann nicht kommen.

Können wir den Termin bitte verschieben? Am Donnerstag habe ich ab 15 Uhr Zeit. Ist dann ein Termin möglich?

Vielen Dank für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen
Alex Weber

Darauf achtest du beim Schreiben

Nach der Anrede steht ein Komma. Danach schreibst du Wörter wie „ich“ klein: „ich habe …“. Nomen und Namen bleiben groß. Das höfliche „Sie“ und die Formen „Ihnen“ und „Ihre“ schreibst du immer groß. Nach „Mit freundlichen Grüßen“ steht kein Komma.

Bleibe bei einer Anrede. In einer höflichen E-Mail wechselst du nicht von „Sie“ zu „du“. Schreibe kurze Absätze: einen für die Situation und einen für deine Bitte. So ist deine Nachricht leicht zu lesen.

Übe selbst

1. Welcher Betreff ist genauer: „Hallo“ oder „Beratungstermin am Dienstag verschieben“?
2. Ergänze: „Sehr ___ Frau Sommer,“ und „Mit freundlichen ___“.
3. Verbessere die Groß- und Kleinschreibung: „Vielen Dank für ihre Hilfe. Ich freue mich auf ihre Antwort.“
4. Schreibe eine eigene E-Mail: Du kannst am Montag nicht kommen. Du hast am Mittwoch ab 10 Uhr Zeit. Bitte Herrn Klein um einen anderen Termin.

Lösungen

1. „Beratungstermin am Dienstag verschieben“ nennt das Thema genau.
2. „Sehr geehrte Frau Sommer,“ und „Mit freundlichen Grüßen“.
3. „Vielen Dank für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Antwort.“
4. Eine mögliche Lösung steht unten. Andere höfliche Formulierungen sind ebenfalls richtig.

Betreff: Termin am Montag verschieben

Sehr geehrter Herr Klein,

ich kann am Montag leider nicht kommen. Können wir den Termin bitte verschieben? Am Mittwoch habe ich ab 10 Uhr Zeit. Passt Ihnen das?

Vielen Dank für Ihre Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen
Alex Weber

Weiterüben

Übe auch das Gespräch am Telefon: Einen Termin verschieben. Für weitere Bitten im Beruf helfen dir Könnten Sie …? und Würden Sie …?.